Die Einstellung von Mitarbeitern in Italien über einen „Employer of Record“ (EOR) kann die Expansion vereinfachen – bis es nicht mehr so ist.
Viele ausländische Unternehmen gehen davon aus, dass ihr EOR-Anbieter alles ordnungsgemäß abwickelt. Verträge werden unterzeichnet, Mitarbeiter werden eingearbeitet, die Gehaltsabrechnung erfolgt jeden Monat. Oberflächlich betrachtet läuft alles reibungslos.
In Italien ist die Einhaltung der Vorschriften jedoch keine Option – und sie ist nicht immer sichtbar.
Wenn Ihr EOR-Anbieter die italienischen Vorschriften nicht vollständig einhält, beschränkt sich das Risiko nicht nur auf ihn. Es erstreckt sich auch auf Sie als Kundenunternehmen.
In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Ihren derzeitigen EOR-Anbieter in Italien überprüfen können – bevor aus kleinen Problemen rechtliche Risiken werden.
Warum diese Prüfung wichtig ist
In Italien fallen EOR-Dienstleistungen unter die „somministrazione di lavoro“ (Personalverleih), eine regulierte Tätigkeit, für die eine spezielle, von der Regierung ausgestellte Genehmigung erforderlich ist.
Jüngste Änderungen der Rechtsvorschriften haben die Rechenschaftspflicht verschärft. Unternehmen, die mit nicht zugelassenen Anbietern zusammenarbeiten, müssen mit schwerwiegenden Konsequenzen rechnen, darunter auch eine gesamtschuldnerische Haftung.
Einfach ausgedrückt:
Wenn Ihr EOR nicht konform ist, sind auch Sie nicht konform.
1. Vergewissern Sie sich, dass Ihr EOR in Italien zugelassen ist
Dies ist der entscheidende Schritt – und der, den die meisten Unternehmen überspringen.
Um in Italien rechtmäßig tätig sein zu können, muss ein EOR-Anbieter im offiziellen Register der zugelassenen Arbeitsvermittlungsagenturen (Albo Informatico delle Agenzie per il Lavoro) eingetragen sein, das vom Arbeitsministerium geführt wird.
Was zu überprüfen ist:
- Ist Ihr Anbieter im offiziellen Register eingetragen?
- Sind sie für die Personalüberlassung (somministrazione)zugelassen – und nicht nur für die Personalvermittlung?
- Ist die Lizenz aktiv und gültig?
Warnsignal:
Wenn Ihr Anbieter weltweit tätig ist, aber keine italienische Lizenz eindeutig nachweisen kann, arbeitet er wahrscheinlich über Vermittler – oder hält sich überhaupt nicht an die Vorschriften.
2. Finden Sie heraus, wer Ihr Team tatsächlich beschäftigt
Viele globale EOR-Plattformen sind in Italien über lokale Partner tätig.
Das ist an sich kein Problem – aber mangelnde Transparenz ist eines.
Fragen Sie direkt:
- Wer ist der rechtliche Arbeitgeber im Arbeitsvertrag?
- Welche Stelle ist für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zuständig?
- Wer ist für die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich?
Warum das wichtig ist:
Wenn eine mehrstufige Struktur vorliegt (globaler Anbieter → lokaler Partner → Mitarbeiter), kann die Verantwortlichkeit schnell unklar werden.
Bei Streitigkeiten, Inspektionen oder Fragen zur Kündigung spielt diese Struktur eine wichtige Rolle.
3. Überprüfung von Arbeitsverträgen auf Einhaltung der italienischen Vorschriften
Arbeitsverträge in Italien sind nicht für alle Arbeitnehmer einheitlich geregelt. Sie unterliegen den Tarifverträgen (CCNLs), in denen Folgendes festgelegt ist:
- Mindestlohnniveaus
- Arbeitszeiten
- Urlaubsansprüche
- Kündigungsfristen
- Kündigungsregeln
Was zu überprüfen ist:
- Ist in jedem Vertrag ein CCNL eindeutig festgelegt?
- Entspricht die Stelle der richtigen Einstufungsstufe?
- Sind zwingende Bestimmungen enthalten?
Warnsignal:
Standardverträge, die ins Italienische übersetzt oder auf Mitarbeiter übertragen wurden, ohne dass eine ordnungsgemäße Abstimmung mit dem CCNL erfolgte.
Dies ist eine der häufigsten Lücken bei der Einhaltung von Vorschriften.
4. Prüfung der Lohnabrechnung und der Sozialversicherungsbeiträge
Die Lohnabrechnung in Italien ist komplex. Das Bruttogehalt ist nur ein Teil des Gesamtbildes.
Arbeitgeber sind verantwortlich für:
- Sozialversicherungsbeiträge (INPS)
- Versicherung (INAIL)
- Steuerabzüge
- Weitere Leistungen je nach CCNL
Was zu überprüfen ist:
- Sind die Gehaltsabrechnungen detailliert und entsprechen sie den italienischen Standards?
- Werden die Beiträge korrekt berechnet und gemeldet?
- Werden die Unterlagen fristgerecht eingereicht?
Warnsignal:
Wenn Ihr Dienstleister die Aufschlüsselung der Gehaltsabrechnung nicht klar erläutern oder keine vorschriftsmäßigen Gehaltsabrechnungen vorlegen kann, ist dies ein ernstes Problem.
5. Kündigungsverfahren bewerten
Kündigungen sind in Italien streng geregelt und werden von ausländischen Unternehmen oft missverstanden.
Eine unsachgemäße Kündigung kann folgende Folgen haben:
- Wiedereinsetzung des Arbeitnehmers
- Nachzahlungsverpflichtungen
- Rechtsstreitigkeiten
Was zu überprüfen ist:
- Begleitet Ihr EOR-Anbieter die Kündigungsverfahren individuell von Fall zu Fall?
- Entsprechen die Kündigungsfristen und Begründungen dem CCNL?
- Wird die Dokumentation ordnungsgemäß gehandhabt?
Warnsignal:
Anbieter, die die Kündigung als reinen Verwaltungsschritt betrachten.
In Italien ist das nicht der Fall.
6. Bewertung von Kommunikation und Transparenz
Ein vorschriftsmäßiger EOR-Anbieter sollte Prozesse nicht nur abwickeln, sondern auch erläutern.
Frage dich selbst:
- Verstehen Sie, wie Ihr Team in Italien beschäftigt ist?
- Erhalten Sie klare Antworten, wenn Sie Fragen zum Thema Compliance stellen?
- Werden Risiken proaktiv kommuniziert?
Warnsignal:
Vage Antworten, verspätete Reaktionen oder ein übermäßiges Verweisen auf „das ist üblich“.
In Italien gibt es oft keinen „Standard“.
7. Frühwarnzeichen erkennen
Wenn Ihnen eines der folgenden Anzeichen auffällt, sollten Sie der Sache auf den Grund gehen:
- Fehlen eines eindeutigen Lizenznachweises
- Verträge, die allgemein gehalten oder widersprüchlich erscheinen
- Unstimmigkeiten bei der Gehaltsabrechnung oder unklare Aufschlüsselungen
- Verzögerungen bei der Einarbeitung oder der Dokumentation
- Eingeschränkter Einblick in die lokale Struktur
Kleine Unstimmigkeiten deuten oft auf größere strukturelle Probleme hin.
Was tun, wenn Sie Probleme feststellen?
Sollte Ihre Prüfung Lücken aufdecken, haben Sie verschiedene Möglichkeiten – doch der richtige Zeitpunkt ist entscheidend.
Ein Wechsel des EOR-Anbieters in Italien ist möglich, setzt jedoch Folgendes voraus:
- Sorgfältiger Umgang mit der Kontinuität der Beschäftigung
- Korrekte Vertragsübergänge
- Einhaltung der örtlichen Vorschriften
Ein Aufschieben von Maßnahmen kann das Risiko erhöhen – insbesondere, wenn Ihr Team wächst.
Abschließende Gedanken
Die Zusammenarbeit mit einem EOR in Italien sollte die Komplexität verringern – und keine versteckten Risiken mit sich bringen.
Die Herausforderung besteht darin, dass viele Probleme nicht auf den ersten Blick erkennbar sind. Es mag den Anschein haben, als funktioniere alles normal, bis eine Compliance-Prüfung, ein Rechtsstreit oder eine Kündigung die Lücken offenbart.
Eine strukturierte Prüfung hilft Ihnen, diese Risiken frühzeitig zu erkennen – und Maßnahmen zu ergreifen, bevor sie kostspielig werden.
Brauchen Sie eine zweite Meinung?
Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihre derzeitige EOR-Regelung in Italien vollständig den Vorschriften entspricht, können wir Ihnen bei der Überprüfung helfen.
Wir arbeiten mit vollständig zugelassenen Strukturen und vor Ort ansässigen Fachkräften zusammen und stellen so sicher, dass jeder Aspekt – von Verträgen bis hin zur Lohnabrechnung – den italienischen Vorschriften entspricht.
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