Lorsqu'on recrute des salariés en Italie par l'intermédiaire d'un « Employer of Record » (EOR), le respect de la réglementation est essentiel.
Toutes les structures d'EOR ne se ressemblent pas, et les entreprises doivent bien comprendre le mode de fonctionnement de leur prestataire en Italie avant de recruter du personnel.
Ce guide explique comment vérifier si votre EOR est correctement structuré et conforme.
Pourquoi les licences et la structure sont importantes
En Italie, l'emploi de salariés pour le compte d'une autre entreprise relève d'activités réglementées telles que :
• Mise à disposition de personnel (somministrazione di lavoro)
• Services de placement
• Travail intérimaire
Ces activités sont placées sous la tutelle du ministère italien du Travail et des Politiques sociales et nécessitent une autorisation délivrée par l'ANPAL.
Cela signifie que votre EOR doit exercer ses activités dans le cadre d'une structure conforme et agréée.
Étape 1 : Demandez qui est l'employeur légal
Commençons par la question la plus importante :
👉 Qui est l'employeur légal du salarié en Italie ?
Une configuration conforme doit définir clairement :
• L'entité juridique qui emploie le salarié
• Lieu d'enregistrement de cette entité
• Son rôle dans la gestion des salaires, des contrats et de la conformité
Si ce n'est pas clair, c'est un signal d'alerte.
Étape 2 : Vérifier l'entité italienne
Votre EOR doit disposer d'une entité italienne enregistrée(ou opérer par son intermédiaire).
Demandez :
• Raison sociale
• Siège social en Italie
• Coordonnées d'enregistrement de la société
Vous pouvez vérifier l'existence des entreprises italiennes auprès de la Chambre de commerce (Registro delle Imprese).
Étape 3 : Vérifier le statut d'autorisation de séjour ou le régime d'emploi
Selon le modèle, votre EOR doit soit :
• Être agréé pour le placement de main-d’œuvre / la mise à disposition de personnel
ou
• Opérer par l’intermédiaire d’un partenaire local conforme et agréé
Demandez-le directement :
👉 « Êtes-vous autorisé à employer des travailleurs pour le compte d'une autre entreprise en Italie, ou travaillez-vous par l'intermédiaire d'un partenaire agréé ? »
Un prestataire digne de confiance vous répondra clairement.
Étape 4 : Comprendre le modèle d'emploi
Assurez-vous de bien comprendre comment fonctionne le marché du travail :
• Embauche directe par l'EOR
• Embauche par l'intermédiaire d'un partenaire local
• Modèle de sous-traitance (à ne pas confondre avec l'embauche)
Cela a des répercussions sur la conformité, les risques et la protection des salariés.
Étape 5 : Lire attentivement le contrat de travail
Un contrat de travail italien conforme doit comporter les éléments suivants :
• Référence à la CCNL (convention collective nationale de travail) applicable
• Grille salariale et avantages sociaux
• Horaires de travail et congés
• Règles relatives à la résiliation du contrat
Si le contrat n'est pas conforme à la législation du travail italienne, cela peut entraîner des risques en matière de conformité.
Étape 6 : Vérification des salaires et des cotisations sociales
Votre EOR doit prendre en charge :
• Cotisations à l'INPS (sécurité sociale)
• Inscription à l'INAIL (assurance)
• Retenues à la source sur les salaires
• Déclarations mensuelles
Demandez comment ces éléments sont gérés et sous la responsabilité de quelle entité.
Étape 7 : Rechercher la transparence
Un EOR conforme doit faire preuve de transparence sur les points suivants :
• Qui emploie le travailleur
• Comment est gérée la conformité
• Si des partenaires sont impliqués
• Quelles sont les responsabilités dont ils ont la charge
Si les réponses sont vagues ou trop simplifiées, approfondissez la question.
Signaux d'alerte courants
Attention à :
• Structure d'emploi floue ou dissimulée
• Absence d'entité juridique italienne identifiable
• Contrats ne faisant pas référence au droit du travail italien
• Accords de « prestataire » présentés comme des contrats de travail
• Manque de clarté concernant les charges sociales ou les cotisations
Questions à poser à votre prestataire EOR
Avant de choisir un prestataire de services de recrutement (EOR) en Italie, posez-vous les questions suivantes :
• Qui est l'employeur légal du salarié ?
• Exercez-vous vos activités directement en Italie ou par l'intermédiaire d'un partenaire ?
• Êtes-vous agréé ou travaillez-vous avec une entité agréée ?
• Comment garantissez-vous le respect des conventions collectives nationales (CCNL) ?
• Qui gère la paie et les déclarations fiscales ?
Des réponses claires à ces questions sont le signe d'un prestataire fiable.
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